1.归档及时性问题。每年档案馆在学校网站及档案馆主页发送归档通知，请按照通知，按时归档;
2.文件材料完整性的问题。每个归档人员首先考虑归档材料整体的完整性，需对照归档范围，结合实际情况，整理归档本部门材料;其次考虑个体文件材料的完整性，如完整的一件发文包含：正文(含附件)、发文稿纸、定稿;
3.发(收)文的排列顺序问题。发文：正文(红头文)—(附件)—发文稿纸(发文处理单)—定稿。收文：收文处理单—收文;
4.每件材料厚度问题。一般一份发文或收文或一个事由的文件材料为一件，为了查阅方便，一件的厚度不能超过200页(A4)和100页(A3)。如果一件文件的页数超过200页，则将这一件分成2-N件，按先后顺序排列，目录也相应做成2-N条
5.会议记录的记录规范问题。每本会议记录都应填写会议索引，并且一定要分年度记录，不同年度的内容不能记在同一本;
6.页码编写问题。正确的页码编写是，每一件文字材料分别用铅笔编写页码，正面编在右上角，背面有文字图表的编在左上角(成册的材料，且印有完整的自然页码的材料除外)，无文字图表的页面不编页;
7.文字材料用纸、打印的问题。纸张大于A4标准的应按A4标准进行折叠或裁切，纸张小于16开标准的应按A4标准进行背贴，打印的文件材料应注意墨迹清晰，且留有恰当的装订边距;
8.归档文件材料的装订问题。在保证文件材料完整、安全的情况下可以不装订，经档案馆人员审核后装订;如装订，请购置不锈钢针装订，统一采用在距左侧边沿1.2厘米、距上下边沿7厘米处装订;
9.公章缺漏、不符问题。避免出现漏盖公章。落款与公章不一致等问题;
10.各类归档材料的整理方式，均参考档案馆主页“归档指南”。
